Coordinateur/Coordinatrice des opérations hôtelières

Aperçu du poste :

La personne coordonnatrice des opérations hôtelières soutient principalement l'équipe de direction en fournissant des rapports administratifs, une coordination de projets et un soutien à la conformité de marque dans un environnement de gestion hôtelière multi-propriétés. Ce rôle coordonne les rapports opérationnels, la mise en œuvre des programmes de marque, le suivi de la conformité, les initiatives de reconnaissance célébratoire et le suivi des projets interfonctionnels pour aider à assurer que les délais sont respectés et que les initiatives de l'entreprise sont exécutées avec succès. La personne coordonnatrice des opérations hôtelières joue un rôle important dans le soutien de la cohérence opérationnelle entre les propriétés, la communication des initiatives clés, le suivi des indicateurs de performance et le maintien de la direction informée par des rapports précis et un suivi opportun, le tout en conformité avec notre objectif d'entreprise, « l'hospitalité de notre famille à la vôtre ».

Responsabilités du poste :

• Préparer et maintenir les rapports opérationnels hebdomadaires en compilant les données de performance de marque et d'entreprise requises dans les outils de rapports désignés.
• Analyser les résultats par rapport aux périodes de rapports antérieures, identifier les tendances et les écarts, et communiquer les conclusions ou préoccupations importantes à la direction.
• Surveiller les délais de rapports opérationnels et assurer le suivi auprès des propriétés concernant les soumissions incomplètes, inexactes ou en retard.
• Examiner les communications de marque récurrentes, les annonces de programmes, les exigences de tâches et les délais de mise en œuvre.
• Rechercher les initiatives de marque, assister ou examiner les webinaires applicables, et résumer les exigences clés et les impacts opérationnels pour la direction de l'entreprise et des hôtels.
• Développer des listes de contrôle de mise en œuvre, des directives de lancement et des communications de soutien pour les nouveaux programmes de marque et les exigences opérationnelles.
• Maintenir les outils de suivi centralisés par propriété pour surveiller les tâches assignées, les exigences de formation, la progression de la mise en œuvre, les délais et l'état d'achèvement.
• Envoyer des rappels réguliers et des communications de suivi pour soutenir l'achèvement opportun des responsabilités assignées.
• Préparer des résumés de statut périodiques identifiant les exigences complétées, les éléments en suspens, les délais à venir et les propriétés nécessitant un suivi supplémentaire.
• Coordonner les semaines de reconnaissance et autres initiatives célébratoires en développant des listes de contrôle de planification, des calendriers et des communications pour la direction des hôtels.
• Collecter et suivre les activités de reconnaissance prévues de chaque hôtel et organiser la documentation de soutien, y compris les photos, les exemples, les reçus le cas échéant, et les notes de récapitulatif d'événement.
• Effectuer des tâches administratives et opérationnelles supplémentaires selon les besoins.

Qualifications requises :

• Minimum 1 an d'expérience en soutien à la direction dans un rôle administratif, de soutien aux opérations de l'entreprise ou similaire.
• Diplôme de baccalauréat préféré ou combinaison équivalente d'éducation et d'expérience pertinente.
• Maîtrise forte de la suite Microsoft Office, en particulier Excel, Word, Outlook et PowerPoint.
• Capacité démontrée à gérer plusieurs priorités, délais et projets dans un environnement rapide et multi-sites.
• Fortes compétences organisationnelles avec une grande attention aux détails et à la précision dans les rapports et la documentation.
• Expérience dans la compilation, l'analyse et la synthèse des données opérationnelles pour identifier les tendances clés et les écarts.
• Capacité à compiler, analyser et synthétiser les données opérationnelles et à identifier les tendances, les écarts et les domaines nécessitant un suivi.
• Capacité à traiter les informations confidentielles et sensibles avec discrétion et professionnalisme.
• Fortes compétences en communication écrite et verbale.
• Comportement professionnel avec la capacité à travailler de manière indépendante et à anticiper les besoins de la direction.

Exigences physiques :

• Doit être capable de soulever, pousser ou tirer jusqu'à 25 livres.
• Nécessite de s'asseoir, se tenir debout, marcher, se pencher, se tendre et soulever occasionnellement fréquemment tout au long de la journée de travail.
• Dextérité manuelle pour utiliser et faire fonctionner l'équipement de bureau standard tel que les téléphones, les ordinateurs, les imprimantes et les photocopieurs.
• Capacité à travailler dans un environnement de direction rapide avec des interruptions fréquentes et des priorités changeantes.
• Doit être capable d'effectuer les tâches avec un haut niveau d'attention aux détails tout en gérant plusieurs tâches simultanément.
• Peut nécessiter l'installation et le démontage occasionnels d'espaces de réunion et de matériel d'événement.