Coordinador de Ventas y Eventos

El Coordinador de Ventas y Eventos brindará apoyo administrativo de alto nivel mediante la realización de investigaciones, la preparación de informes estadísticos, la resolución de problemas de los huéspedes, el desempeño de funciones administrativas como la preparación de correspondencia interna y externa, la gestión de eventos en salones de eventos y bloques de grupos, y la organización de visitas guiadas del hotel para clientes potenciales. Otras responsabilidades clave incluyen estar presente en el hotel antes y durante los eventos para garantizar la correcta ejecución según lo estipulado en el Contrato y la Orden de Banquete (BEO). Esto requiere que el Coordinador de Ventas y Eventos tenga disponibilidad laboral, incluyendo la posibilidad de trabajar por las noches y los fines de semana según las necesidades del negocio. El Gerente General y el Director de Ventas podrán asignarle otras tareas. Dado que el Coordinador de Ventas y Eventos es el enlace entre Naples Hotel Group y sus clientes, se requieren excelentes habilidades de redacción, comunicación verbal concisa y capacidad de escucha.

Deberes y responsabilidades esenciales:

• Responsable de tomar información de consultas de reserva por teléfono/correo electrónico/sitios de RFP, calificar el negocio y preparar la documentación, incluidas evaluaciones comerciales, propuestas, contratos, BEO y controles de eventos.
• Genere oportunidades de venta de salas de grupo y salas de eventos a través de investigaciones en Internet y telemarketing.
• Actualizar y mantener la base de datos de ventas Delphi. FDC.
• Registre la actividad de la cuenta, los informes de llamadas, los seguimientos y el registro de control de salas de grupo antes de la fecha de vencimiento en Delphi.FDC.
• Cumplir o superar los objetivos de ventas semanales, mensuales y trimestrales.
• Organizar, archivar y recuperar documentos en archivos apropiados para mantener registros esenciales utilizados en el funcionamiento del departamento.
• Actualizar el informe de ventas semanal, el plan de negocios grupal y los datos reales de la cuenta BT, y el calendario de eventos especiales de NHG semanalmente, mensualmente o trimestralmente según lo indique el gerente general.
• Responsable de crear bloques de grupo dentro del sistema PMS de propiedades y el sistema de gestión de ingresos de propiedades.
• Responsable de gestionar bloques de grupos, incluidas solicitudes de reserva, ingreso a la lista de habitaciones, lavado de grupo y otros procedimientos grupales aplicables requeridos por Naples Hotel Group y la marca específica de la propiedad.
• Ayudar a los clientes con la planificación de reuniones, desde la consulta hasta la ejecución.
• Es posible que se requiera la presencia del coordinador de ventas y eventos durante los eventos que se celebren en el salón de eventos del hotel. Esto podría requerir disponibilidad nocturna y de fin de semana, según lo programe el gerente general del hotel.
• Participar en las reuniones diarias, semanales y mensuales según lo asignado por el Gerente General.
• Coordinar la comunicación interdepartamental para las llegadas diarias mediante instrucciones orales y escritas. Esto incluye planificar y realizar visitas guiadas con confianza, informando claramente sobre los servicios del hotel.
• Garantizar la rápida atención de grupos y cuentas.
• Tomar la iniciativa para apoyar a otros departamentos y estar dispuesto a realizar capacitaciones cruzadas y cubrir la recepción según lo asignado por el Gerente General.
• Participar periódicamente en campañas de ventas en conjunto con el Gerente Regional de Ventas y/o el Gerente General.
• Obligatorio completar la capacitación asignada/requerida por Naples Hotel Group y la marca específica de la propiedad.
• Utiliza diversos programas de procesamiento de textos y otros paquetes de software para ingresar datos y producir contratos, correspondencia, formularios, memorandos y otros documentos.
• Realizar otras tareas según se requieran o asignen.

Requisitos de educación y/o experiencia laboral:

• Diploma de escuela secundaria o equivalente
• Leer, escribir y hablar inglés con fluidez.
• Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita.
• Habilidades interpersonales y de gestión del tiempo
• Habilidades de relación con los huéspedes y resolución de problemas / recuperación del servicio
• Trabajar en turnos variados, incluidas noches, fines de semana y días festivos.
• Competencia con los programas de Microsoft Office 365
• Apariencia y comportamiento profesional apropiados (estándares específicos disponibles).
• Pasión por la excelencia y superar expectativas.
• La atención al detalle, las habilidades organizativas y el seguimiento son imprescindibles.

Requisitos físicos

• Al realizar las tareas de este trabajo, el empleado debe sentarse regularmente, pararse, agacharse, caminar, usar las manos o los dedos, o sentir objetos, herramientas o controles, levantar cajas (hasta 15 libras), hablar y escuchar.
• Las habilidades visuales requeridas para este trabajo incluyen una visión cercana de la pantalla de una computadora.

Como empresa familiar basada en relaciones genuinas, Naples Hotel Group valora enormemente el carácter y la calidad de nuestro equipo. Nos dedicamos a crear un entorno donde los empleados se sirven mutuamente, a nuestros socios y a la comunidad con amabilidad y respeto, trabajando juntos para alcanzar un éxito compartido significativo. Nuestra estructura de equipo unida garantiza que todas las voces sean escuchadas, fomentando una cultura colaborativa con abundantes oportunidades de desarrollo profesional y personal.

Paquete integral de beneficios para empleados a tiempo completo

• Tiempo libre remunerado: 2 semanas de vacaciones durante el primer año y 4 días de enfermedad al año
• Seguro integral de salud, dental y de la vista, además de cobertura por discapacidad y vida.
• 401(k) con contribución del empleador
• Descuentos exclusivos en hoteles a nivel mundial
• Oportunidades de crecimiento profesional en toda nuestra cartera de hoteles
• Beneficios adicionales que incluyen tiempo de voluntariado remunerado y descuento en estilo de vida.